De snelle doorlichting

Het doel

Het oogmerk van een doorlichting is om uw beslissingstrajecten te ondersteunen. De snelle doorlichting, ook wel Quick Scan genoemd, brengt de verschillende bedrijfsprocessen in kaart evenals de eventuele knelpunten daarin. Het is een diagnose op hoofdlijnen van de bedrijfsprocessen waarmee op snelle wijze allerlei soorten harde en zachte gegevens en relaties daartussen in beeld worden gebracht. Op basis van het resultaat bepaalt u of er voor uw specifieke situatie reden is voor vernieuwing, verandering of verbetering.

 

Inzetgebied

De doorlichting kan geconcentreerd worden op één of meerdere van de bedrijfsprocessen.
De effectiviteit van de combinatie van bedrijfsprocessen staat borg voor de output van uw bedrijf of organisatie.
In de moderne systematiek kent men drie gebieden waarin de verschillende bedrijfsprocessen kunnen worden ondergebracht: de primaire, secundaire en de bestuurlijke processen.

De primaire bedrijfsprocessen zijn die processen die het bestaansrecht van het bedrijf of de organisatie rechtvaardigen, de kernactiviteit. Voor verpleeg- en rusthuizen is dat het verlenen van zorg; voor Rijkswaterstaat onder andere het zorgen voor vlot en veilig verkeer op het water en op de weg; voor een aannemer het bouwen van huizen of wegen; voor een school de overdracht van kennis en vaardigheden.
Om deze processen mogelijk te maken zijn “toeleveringsprocessen” nodig. Processen die het primaire proces mogelijk maken. Kenmerkend voor deze secundaire processen is dat het primaire proces in ernstig gevaar komt indien ze uitvallen of haperen. Denk aan het maken van een les- en lokalenrooster voor een school of de aanvoer van ruwe basisstoffen in een productieomgeving.
Tenslotte kent men de bestuurlijke processen. Dit zijn de processen die de organisatie in standhouden, verbeteren en algemene richting geven. Een voorbeeld is het strategisch besluit voor de keuze van een bepaalde functiewaarderingssystematiek of het gebruik van nieuwe (productie)technieken of het besluit een nieuw marktsegment aan te boren.

Met name de efficiëntie (doelmatigheid) en effectiviteit (doelgerichtheid) van de integrale bedrijfsvoering, die alle drie procesgebieden omvat, kan met de resultaten van de quick scan worden geoptimaliseerd.

 

Werkwijze

Gegevens verzamelen kan op twee manieren. Door een specifiek voor het doel opgestelde vragenlijst voor te leggen aan een representatieve groep of afdeling of het voeren van nauwkeurig voorbereide gesprekken.
Vaak omvat de scan meerdere afdelingen omdat bedrijfsprocessen zich nu eenmaal bijna nooit beperken tot één afdeling.
Zo worden de bedrijfsprocessen in kaart gebracht en zijn de kritische succesfactoren te benoemen. Daarbij valt te denken aan informatiebehoefte- of voorziening, het functioneren van een bepaalde afdeling of zelfs de werkwijze of bevoegdheden van één bepaalde functionaris.

De resultaten van de doorlichting worden door u gebruikt om te beslissen of veranderingen of verbeteringen noodzakelijk zijn. Als dat zo is, mondt dit veelal uit in afdelingsplannen of de keuze voor een bedrijfszorgsysteem dat de gehele organisatie kan omvatten.
Een bedrijfszorgsysteem bewaakt alle zaken op het gebied van kwaliteit en aantoonbare beheersing van bedrijfprocessen. Bovendien verankert het de zorg voor voortdurende verbetering in uw organisatie.

 

Rol Adviesburo Wilderink

Adviesburo Wilderink heeft ruime ervaring met het samenstellen en uitvoeren van de quick scan zowel bij de overheid als in het bedrijfsleven.
Aan de hand van uw specifieke wensen of situatie kunnen wij u adviseren over manier waarop u de quick scan kunt inzetten en waar de focus van de doorlichting zou kunnen liggen.
Bovendien kunnen wij u bijstaan in het opstellen van afdelingsplannen of adviseren over de keuze en inrichting van bedrijfszorgsystemen.

Bijzondere ervaring met de snelle doorlichting heeft Adviesburo Wilderink als het gaat over organisatorische inrichtingsvraagstukken en bedrijfsvoeringsvraagstukken waarbij met name de besluitvormingstrajecten zijn betrokken.